Fonctionnalités · Tout le métier dans un seul dossier
Chaque étape du dossier a son écran, et un seul bouton.
Quatorze modules reliés au même dossier, deux espaces pour vos clients et vos entreprises, une app terrain. Voici tout ce que fait Étai, écran par écran.
§ 01 · Demandes · étape 01
Demandes entrantes
Chaque signalement arrive au même endroit, avec ses photos.
Portail client, formulaire ou simple e-mail transféré à votre adresse de dépôt : la demande devient une demande rangée, trié par urgence, prêt à être assigné.
- Adresse email de dépôt : un email transféré devient une demande
- Score d’urgence calculé (urgence perçue, mots-clés, typologie)
- Assignation à un collaborateur en un clic, visite programmée dans la foulée
- Délai de premier contact affiché, pour ne laisser aucun syndic sans réponse
- Actions en masse : assigner, programmer, clore sans suite, exporter
§ 02 · Dossiers
Dossiers et pipeline
Tous vos dossiers, par étape, sur un seul tableau.
Une vue kanban par étape pour voir d’un coup d’œil ce qui avance et ce qui bloque, une liste filtrable pour traiter des centaines de dossiers. Chaque fiche porte sa prochaine étape.
- Kanban par étape, du signalement à la clôture
- Qui bloque : en attente du syndic, du cabinet ou de l’entreprise
- Bloc « Prochaine étape » en tête de chaque dossier, avec son bouton
- Vues sauvegardées, filtres, actions groupées, export
- Parcours configurable par modèle de mission
§ 03 · Visite · étape 02
Visite de dangerosité
Le constat se remplit sur place, pas le soir au bureau.
La fiche de visite guide pas à pas : constat, photos légendées, gravité, conclusion. Si aucun diagnostic n’est nécessaire, le dossier se clôt proprement ; sinon le devis se prépare tout seul.
- Fiche pas à pas depuis le téléphone ou la tablette
- Photos, notes et dictée vocale rattachées au dossier
- Conclusion : diagnostic nécessaire ou clôture sans suite
- Bascule automatique vers le devis quand un diagnostic est requis
§ 04 · Devis · étape 03
Devis en trois phases, signé en ligne
Le devis part en deux minutes et revient signé.
Diagnostic, consultation des entreprises, suivi de travaux : la trame en trois phases est préremplie depuis le dossier, ajustable au cas par cas, envoyée en PDF à vos couleurs. Le syndic l’accepte en ligne.
- Trame standard en 3 phases, modifiable dossier par dossier
- Statuts horodatés : envoyé, consulté, accepté, refusé
- Acceptation et signature en ligne par le client
- Relance automatique d’un devis resté sans réponse
- PDF aux couleurs du cabinet
§ 05 · Rapport · étape 04
Rapport de diagnostic
Remplir des champs, prendre des photos : le rapport s’écrit tout seul.
Quatre temps : préparer (presque tout vient du dossier), constater (une photo, un texte : phrases types, dictée, gravité en quatre mots simples), conclure (causes, préconisations classées par priorité et délai, conclusion proposée), générer. Les textes viennent de vos phrases types et de vos choix ; vous relisez, ajustez, signez.
- Textes d’ouverture et de fin à vos mots, paramétrables par cabinet
- Une photo, un texte par constat, écrits en place ; photos annotées en rouge et légendées
- Import d’un lot de photos : un bloc par photo, classé par élément d’ouvrage
- Tableau des préconisations agrégé automatiquement, par priorité et délai
- Contrôle qualité, relecture par un pair, signature
- PDF et Word identiques à l’aperçu, à la charte du cabinet, transmis au syndic par son portail
§ 06 · Entreprises · étape 05
Consultation des entreprises et matrice comparative
Les offres se comparent ligne à ligne, sans ressaisie.
Le bordereau de travaux (DPGF) part vers une liste d’entreprises de votre annuaire. Les offres reviennent dans une matrice : écart à l’estimation, offre incomplète signalée, mieux-disant repéré.
- Bordereau (DPGF) structuré en lignes, envoyé à plusieurs entreprises
- Matrice ligne × entreprise avec écarts à l’estimation
- Offres incomplètes et anomalies signalées
- Entreprise retenue notifiée, invitée sur le dossier
§ 07 · Chantier · étape 06
Suivi de travaux, visa des factures, alertes budget
Vous savez où en est le budget avant que le client ne pose la question.
Chaque facture d’entreprise est rapprochée du bordereau accepté. Vous la visez en un clic ; une alerte tombe dès qu’une ligne ou le cumul dépasse le devis, et le reste à facturer est estimé en continu.
- Jalons et avancement du chantier
- Factures déposées par l’entreprise, rapprochées ligne à ligne
- Visa (contrôle de facture) horodaté
- Alerte de dépassement par ligne et sur le cumul
- Reste à facturer estimé, lisible par le syndic
§ 08 · Réunions de chantier
Réunions de chantier et comptes-rendus
Les actions ouvertes suivent d’une réunion à l’autre, jusqu’à leur clôture.
Un rythme hebdomadaire par défaut, des invitations par lien pour les participants sans compte, un rappel automatique, la feuille de présence et un compte-rendu qui reprend les actions non soldées.
- Rythme de réunions par dossier, modifiable
- Invitations par lien, y compris pour les externes
- Rappel automatique avant chaque réunion
- Feuille de présence : présent, absent, excusé
- Compte-rendu lié au dossier, actions reprises automatiquement
§ 09 · Déclaration préalable
Déclaration préalable en mairie
Le délai d’instruction se calcule tout seul, jusqu’à la purge des recours.
Date de dépôt et numéro de récépissé saisis, Étai affiche le délai (1 mois, 2 en périmètre protégé), le suspend si la mairie demande des pièces, signale la non-opposition tacite et suit l’affichage puis les deux mois de recours.
- Délai calculé : 1 mois, 2 mois en périmètre ABF ou site patrimonial
- Demande de pièces complémentaires : délai suspendu puis recalculé
- Non-opposition tacite signalée à l’échéance
- Affichage sur site et recours des tiers suivis jusqu’au dossier purgé
§ 10 · Documents & modèles
Documents et modèles PDF à vos couleurs
Chaque document sortant porte votre logo, vos couleurs, votre numérotation.
Devis, rapports, bordereaux (DPGF), procès-verbaux, comptes-rendus : vos modèles sont générés depuis les données du dossier, versionnés, rangés par étape et partagés au bon interlocuteur.
- Modèles de devis, rapport, bordereau (DPGF), PV, compte-rendu
- Logo, couleurs et numérotation du cabinet
- Versions, aperçu, partage, dépôt par glisser-déposer
- Documents rangés par étape dans chaque dossier
§ 11 · Messages
Messages par dossier
Fini les relances perdues dans les boîtes e-mail.
Un fil par dossier entre le cabinet, le client et l’entreprise retenue. Pièces jointes, messages vocaux, liens vers un rapport ou un immeuble ; le client reçoit un e-mail seulement quand une action l’attend.
- Un fil de discussion par dossier, horodaté
- Pièces jointes, messages vocaux, liens vers les documents
- Notification par e-mail quand une action est attendue, pas avant
- Échanges internes jamais visibles du client
§ 12 · Planning
Planning partagé
Visites, réunions et échéances dans un seul calendrier.
La semaine de toute l’équipe : visites de dangerosité, réunions de chantier, échéances de déclaration, rendus de rapport. Un clic sur un créneau suffit pour planifier, et le tout se synchronise avec votre agenda.
- Vues jour, semaine, mois
- Types de rendez-vous personnalisables
- Planification au clic sur un créneau
- Flux iCal vers Outlook, Google Agenda ou Apple Calendrier
§ 13 · Annuaire & carte
Annuaire, carte et cadastre
La mémoire de chaque immeuble, sur la carte.
Syndics, immeubles et entreprises au même endroit. Chaque adresse garde l’historique de ses interventions ; la carte affiche vos immeubles avec la couche des parcelles cadastrales.
- Fiches syndics, immeubles, entreprises BTP
- Historique des interventions par adresse
- Carte interactive et parcelles cadastrales (IGN)
- Import CSV de vos syndics et immeubles existants
§ 14 · Analytique
Analytique
Où part le temps, ce que devient chaque devis.
Flux de demandes, transformation des devis, délais par étape, budgets de travaux pilotés et charge de l’équipe : les chiffres qui aident à décider, pas un tableau de bord décoratif.
- Flux entrant et transformation des devis
- Délais moyens par étape
- Budgets de travaux et écarts
- Charge par collaborateur, temps désigné et réalisé
Espace · Portail client
Le portail syndic, à votre marque
Vos clients syndics, gestionnaires et bailleurs suivent chaque dossier de leur portefeuille : où on en est, ce qu’on attend d’eux, les devis à accepter, les rapports, les réunions, le budget des travaux. Ils signalent un nouveau désordre en trois étapes.
- Accès par invitation, gratuit et illimité pour vos clients
- Les six étapes du dossier en langage clair
- Devis accepté et signé en ligne, décision horodatée
- Rapports et documents rangés par étape
- Réunions de chantier : invitations, présence, comptes-rendus
- Échanges internes du cabinet jamais visibles
Espace · Accès entreprise
L’entreprise retenue, sans compte à créer
Dès la phase travaux, l’entreprise ouvre ses chantiers depuis un lien sécurisé à durée limitée : bordereau, réunions, dépôt de ses situations et factures, suivi du visa, messages du dossier.
- Lien magique, sans mot de passe, révocable
- Dépôt de factures et justificatifs
- Suivi du visa et des écarts au bordereau
- Convocations et comptes-rendus de réunion
App · Terrain
L’app terrain, pour une main, un casque et des gants
Sur iPhone et Android : la journée du collaborateur, ses dossiers, la fiche de visite pas à pas, la capture de photos, de notes et de dictées. Tout fonctionne sans réseau et se synchronise au retour de la connexion.
- Photos légendées avec type de désordre
- Dictée vocale transformée en texte, à relire avant usage
- Hors connexion : caves, sous-sols, toitures
- Itinéraire, appel du contact, démarrage de la visite
- Notifications : visite programmée, devis accepté, message
Plateforme · Ce qui tient l’ensemble
Pensé pour un cabinet, prêt pour un réseau.
- 01
Essai de 14 jours
Inscription en ligne, sans carte bancaire. Vos données vous suivent si vous continuez.
- 02
Démarrage guidé
Import CSV de vos syndics et immeubles, modèles de mission prêts à l’emploi.
- 03
Votre marque
Logo et couleurs du cabinet sur les PDF et sur le portail de vos clients.
- 04
Numérotation paramétrable
Vos références de dossier, de devis et de rapport, pas les nôtres.
- 05
Modèles de mission
Diagnostic seul, mission complète, expertise : chaque modèle a son parcours.
- 06
Équipe et droits
Administrateur, collaborateur, lecture seule. Chacun voit ce qui le concerne.
- 07
Journal d’audit exportable
Qui a fait quoi, quand. Exportable pour un expert ou un avocat.
- 08
Export RGPD
Vos données exportables à tout moment, dans des formats ouverts.
- 09
Plusieurs entités
Un groupe, plusieurs cabinets : chacun ses dossiers, une vue consolidée.
§ Fin · Passer à l’action
Voyez-le sur vos propres dossiers.
Une démonstration de 30 minutes sur vos propres cas, ou 14 jours pour essayer par vous-même, sans carte bancaire.
Sans carte bancaire · Vos clients syndics invités gratuitement